Additionally, paste this code immediately after the opening tag:

ООО "ДЦ Украина"

ООО "ДЦ Украина"

Компания ООО "ДЦ Украина" входит в состав международной корпорации A.S.WATSON GROUP и является одним из лидеров на рынке розничных продаж среди магазинов формата Drogerie.

С каждым годом торговая сеть укрепляет свои позиции на рынке, внедряет в жизнь качественно новые подходы к оказанию услуг. На сегодняшний день торговая сеть Watsons насчитывает более 372 магазинов и 24 аптек, представлена в более 112 городах по всей территории Украины.

Работа в компании с такой разветвленной сетью магазинов связана с необходимостью оперирования большим количеством документооборота - около 2000 документов в год, связанных с договорной деятельностью.

Для оптимизации работы с такими видами документов, руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Для реализации проекта был приглашен внедренческий центр ABBYY Украина, который незадолго до этого успешно завершил проект автоматизации системы кадрового учета и расчета заработной платы в ООО "ДЦ Украина". По результатам проведенного обследования и анализа текущих бизнес-процессов работы с разными видами документов был выбран программный продукт «Документооборот КОРП для Украины».

Основная цель внедрения - повышение оперативности, скорости прохождения и обработки разных видов документов исполнителями за счет создания, согласования и исполнения документов в электронном виде, а также оперативное получение участниками документооборота документов и связанной информации для принятия решений.

Система электронного документооборота на базе «Документооборот КОРП для Украины» была запущена 11.11.2016 г., на 195 рабочих местах.

Это позволило организовать процесс взаимодействия пользователей с момента создания документа, коллективного редактирования, согласования или визирования ответственными лицами, и до момента передачи оригиналов документов на архивное хранение, а также обеспечило реализацию обмена информацией в электронном виде в ходе работы над процессами согласования контрагентов и объектов недвижимости.

В системе автоматизирована работа со следующими видами документов: договора, дополнительные соглашения к договору/протоколы разногласий, спецификации к договору, протоколы торговых условий, документы переоценки, доверенности, заявки на создание/изменение информации по контрагенту, заявки на создание объекта недвижимости. А также предусмотрены механизмы автоматической загрузки/ обновления данных о структуре предприятия и сотрудниках из базы «Зарплата и управление персоналом» в базу «Документооборот».

В ходе проекта были автоматизированы следующие блоки:

1. Учет контрагентов - физических или юридических лиц, с которыми Компания участвует в гражданско-правовых отношениях.

В программе разработан механизм согласования контрагентов и учет заявок на изменения информации о контрагентах в оперативном режиме.

2. Учет объектов недвижимости - существующих, перспективных, а также готовящихся к открытию магазинов и прочих объектов недвижимости (конкурентов).

Данные по объектам недвижимости являются источниками информации для заключения будущих договоров между компанией ООО «ДЦ Украина» и одним или несколькими контрагентами.

Кроме фиксации основной информации по объектам недвижимости, в программе реализованы механизмы интеграции с ЯндексКартами для визуального отображения всех объектов недвижимости на общедоступных картах, а также запуск комплексного процесса «Подготовка и согласование модели торгового объекта» по заранее прописанному маршруту, на основании перезаполненной электронной карточки «Объекта недвижимости».

В системе предусмотрена возможность администрирования существующих объектов аренды, получения аналитической отчетности в разрезе собственников, условий коммерческих договоров и т.д., а также создания общей карты торговой сети с точной адресной идентификацией.

3. Учет договоров и сопроводительных документов (дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов торговых условий, документов переоценки, актов приема-передачи объектов аренды, доверенностей и т.д.)

В системе настроен автоматический контроль условий договоров, а также расписание уведомлений для ответственных по договорам, срок которых истекает за N-дней до указанной даты окончания действия договора, и срок которых автоматически продлен на указанный период.

Реализован функционал для расчета арендной ставки по условиям договоров и доп. соглашений в рамках учета договоров аренды по объектам недвижимости.

В ходе автоматизации работы с договорами и сопроводительными документами были применены на практике возможности типового решения, такие как штрихкодирование, потоковое сканирование и распознавание штрихкодов.

4. Организация электронного архива договоров и подчиненных документов.

Процесс передачи документов в архив предусматривает обязательные элементы: наличие заполненной электронной карточки документа и скан копии оригинала документа; подтверждение факта приема документа в архив; заполненные данные о фактическом месте хранения документа в архиве и возможность автоматически сформировать печатные формы описи дел переданных документов в архив. 

Доработаны механизмы контроля передачи документов в архив и прикрепления скан-копии оригиналов документов.

В ходе проекта автоматизации реализованы также следующие функции:

  • автоматическое заполнение шаблонных документов;

  • сохранение версий, возможность сравнения и отслеживание изменений;

  • электронное визирование/согласование документов;

  • получение аналитической отчетности по данным договоров и сопроводительных документов;

  • уведомление пользователей по важным событиям документов;

  • фиксация истории коллективной работы;

  • ведение журнала передачи оригиналов документов между структурными подразделениями;

  • фиксация местоположения документов в организации и т.д.

Результаты проекта внедрения

Руководство и сотрудники ООО "ДЦ Украина" отмечают следующие результаты внедрения системы электронного документооборота:

  • автоматизация процесса учета, согласования и хранения договоров и связанных документов предприятия с помощью системы электронного документооборота;

  • повышение оперативности согласования и выполнения условий договоров и дополнительных соглашений;

  • уменьшение документооборота в бумажном виде;

  • автоматизация процесса работы с объектами недвижимости;

  • создание общей карты торговой сети с точной адресной идентификацией;

  • получение аналитических и статистических данных по договорам и сопроводительным документам;

  • формирование отчетов, контроль и анализ документооборота в разрезе разных видов документов;

  • повышение исполнительской дисциплины

Отзыв:

 "Документооборот 8 КОРП для Украины"               
         
                                                                                                                            


Возврат к списку