Архив электронных документов
+38 (044) 499 29 55 Salesw@conto.com.ua
+38 (044) 499 29 55

Назначение решения Архив электронных документов

0001_1.png

Первичные электронные документы на предприятиях создаются во множестве информационных систем, из которых они впоследствии выгружаются на внешние сервисы обмена для подписания Контрагентами. На сегодня рынок программных продуктов Украины предлагает различные программные решения сервисов ЭДО, и каждое крупное предприятие в своей ежедневной работе может использовать одновременно два, три или более таких сервисов. Кроме того, значительная часть документооборота до сих пор ведется в бумажном варианте.

Основной боль рядового бухгалтера заключается в том, где именно хранится вся его первичная документация и каким образом она систематизирована. Часть может храниться в облачном сервисе, еще часть загружена в учетную систему, остальные, полученная курьерами и почтой, составленная в папки на полках.


Для хранения подписанных Сторонами первичных документов, загруженных из внешних систем обмена электронными документами (Вовремя, FREDO, M.E.Doc, FlyDoc), было разработано решение «Архив электронных документов».

Устанавливается как подсистема к BAS Документооборот КОРП для Украины, не требует дополнительного программирования и имеет минимальный набор первичных настроек, выполняемых в режиме пользователя.

0002.png

Так как внешние системы обмена электронными документами имеют огромное количество различных видов документов, в системе электронного архива необходимо заполнить справочник «Виды электронных документов», в котором выполнить настройку только для тех электронных документов, в дальнейшем будут загружены.

0003.png

Обратите внимание, что настройки выполняются отдельно для входящих и исходящих документов.

 0004.png

Для хранения в электронном архиве только тех документов, которые имеют подписи обеих сторон, заполняется справочник «Статусы электронных документов для загрузки». Этот параметр будет гарантировать загрузку исключительно утвержденных и подписанных документов.

 0005.png

Синхронизация с сервисами ЭДО происходит в автоматическом режиме по расписанию или пользователем в ручном режиме при необходимости.

0006.png 

Для загрузки отдельных документов можно указать период, за который были созданы и подписаны документы в ЭДО, систему, с которой выполнять загрузку, организацию и / или контрагента.

0007_1.png

Для удобства управления списком документов, ранее загруженные документы будут выделены голубым цветом.

0008_1.png

Все загруженные документы хранятся в разделе «Документы архива».

0009.png 

Каталогизация документов архива может быть настроена любым образом: по видам первичной документации, по расчетным операциям, по номеру счета по договору, за учетными регистрами, и т.д.

 0010_1.png

Также все документы архива можно отобразить по видам документов, по папкам хранения, по контрагентам и списком.

 0011_1.png

Карточка каждого загруженного документа содержит набор необходимых реквизитов, обеспечивает простой и быстрый поиск, а также архив электронных подписей и сам файл документа.

0012_1.png  

0013_1.png

0014_1.png

Каждая подпись к документу можно проверить на внешних ресурсах, загрузив подписанный файл в формате .p7s. По результатам анализа будет сформирован Протокол создания и проверки квалифицированного электронной подписи, в котором будет указана информация о типе носителя личного ключа: защищенный / незащищенный; типа подписи: усовершенствованный / квалифицированный и сертификата: квалифицированный или нет.

0015_1.png

0016_1.png

По всем архивных документах есть возможность формирования статистических отчетов за период с заранее определенными настройками.

0018.png

0019_1.png