Автоматизація документообігу відкриває нові перспективи для будь-якої організації, прискорюючи робочі процеси і дозволяючи оперативно та стратегічно випереджати конкурентів.
Окрім системи «BAS Документообіг КОРП» компанія CONTO пропонує автоматизувати процеси діловодства та документообігу за допомогою низки продуктів, що розширюють можливості типової конфігурації.
BAS Документообіг КОРП
BAS Документообіг КОРП спеціалізоване рішення лінійки BAS, призначене для управління організаційними документами. Продукт підходить для підприємств, що використовують у своїй роботі великий обсяг документообігу, і дозволяє скоротити час при реєстрації документів, русі та зберіганні. Рішення дозволяє уникнути втрати оригіналів, а також забезпечує зручний пошук документів у режимі онлайн. Програма «BAS Документообіг КОРП» локалізована для українських користувачів і дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, згідно з основними постановами та законами, що регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні. Детальний опис рішення BAS Документообіг КОРП>>
Використовуючи власний проектний досвід, Впроваджувальний центр CONTO розробив ряд продуктів, які розширюють функціональні можливості типової конфігурації.
Первинні електронні документи на підприємствах створюються в безлічі інформаційних систем, з яких вони згодом вивантажуються на зовнішні сервіси обміну для підписання Контрагентами. На сьогодні ринок програмних продуктів України пропонує різноманітні програмні рішення сервісів ЕДО, та кожне велике підприємство у своїй щоденній роботі може використовувати одночасно два, три або більше таких сервісів. Крім того, значна частина документообігу досі ведеться у паперовому варіанті.
Основний біль пересічного бухгалтера полягає в тому, де саме зберігається вся його первинна документація та яким чином вона систематизована. Частина може зберігатися у хмарному сервісі, ще частина завантажена в облікову систему, решта, отримана кур’єрами та поштою, складена у папки на полицях.
Для зберігання підписаних Сторонами первинних документів, завантажених із зовнішніх систем обміну електронними документами (Вчасно, FREDO, M.E.Doc, FlyDoc), було розроблене рішення «Архів електронних документів».
Встановлюється як підсистема до BAS Документообіг КОРП для України, не потребує додаткового програмування та має мінімальний набір первинних налаштувань, що виконуються в режимі користувача.
Так як зовнішні системи обміну електронними документами мають величезну кількість різних видів документів, в системі електронного архіву необхідно заповнити довідник «Види електронних документів», в якому виконати налаштування тільки для тих електронних документів, що в подальшому будуть завантажені.
Зверніть увагу, що налаштування виконуються окремо для вхідних та вихідних документів
Для зберігання в електронному архіві тільки тих документів, що мають підписи обох Сторін, заповнюється довідник «Статуси електронних документів для завантаження». Це налаштування буде гарантувати завантаження виключно затверджених та підписаних документів.
Синхронізація з сервісами ЕДО відбувається в автоматичному режимі за розкладом або користувачем в ручному режимі за необхідності.
Для завантаження окремих документів можна вказати період, за який були створені та підписані документи в ЕДО, систему, з якої виконувати завантаження, Організацію та/або Контрагента.
Для зручності керування списком документів, раніше завантажені документи будуть виділені блакитним кольором.
Всі завантажені документи зберігаються в розділі «Документи архіву».
Каталогізація документів архіву може бути налаштована будь яким чином: по видах первинної документації, по розрахункових операціях, по номеру рахунку за договором, за обліковими регістрами, тощо.
Також всі документи архіву можна відобразити по видах документів, по папках зберігання, по контрагентах та списком.
Картка кожного завантаженого документу містить набір необхідних реквізитів, що забезпечує простий та швидкий пошук, а також має архів електронних підписів та сам файл документу.
Кожен підпис до документу можна перевірити на зовнішніх ресурсах, завантаживши підписаний файл у форматі .p7s. За результатами аналізу буде сформовано Протокол створення та перевірки кваліфікованого електронного підпису, в якому буде зазначена інформація щодо типу носія особистого ключа: захищений/незахищений; типу підпису: удосконалений/кваліфікований та сертифікату: кваліфікований чи ні.
По всіх архівних документах є можливість формування статистичних звітів за період з наперед визначеними налаштуваннями.
Модуль інтеграції ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг - дає можливість одним дотиком підписувати документи в системі BAS Документообіг та відправляти їх своїм партнерам, у той сервіс ЕДО, яким вони користуються (M.E.Doc, FlyDoc, СОТА, FREDO, Вчасно) . Це дозволить оптимізувати процес створення, погодження, підписання та отримання підписаних документів від контрагентів в систему BAS Документообіг та забезпечити надійне зберігання та миттєвий пошук необхідних документів у майбутньому.
Втомилися постійно заходити до різних сервісів і шукати необхідні документи?
Набридло пам‘ятати паролі від усіх зовнішніх систем ЕДО та шукати документи в різних системах?
Тоді наш Модуль інтеграції ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг саме для Вас!
Він допоможе:
Значно заощадити Ваш час, оскільки всі дії з Вашими документами (завантаження/вивантаження, підписання, погодження, перевірка статусів, зберігання тощо) відбуваються в одній системі - BAS Документообіг.
Мати всі документи під рукою, з наявністю КЕП і швидким пошуком, які при необхідності у будь-який час можна вивантажити і надати для перевірки.
Немає необхідності пам’ятати всі паролі до зовнішніх систем ЕДО.
Вам байдуже, в якій системі ЕДО працює контрагент, оскільки модуль має можливість інтеграції з усіма сервісами на платформі ПТАХ (MEDoc, FlyDoc, СОТА, FREDO) та Вчасно.
Ви завжди бачите актуальний статус документів, не потрібно чекати поки ці статуси оновляться у зовнішній системі ЕДО.
Високий рівень безпеки. Всі документи підписуються і зберігаються у ВАШІЙ базі, а не у зовнішній системі.
Ведення електронного документообігу ВСІХ ваших організацій у єдиній системі, з можливістю розмежування прав доступу відповідно до налаштувань у BAS Документообіг. Немає потреби кожний раз заходити у різні аккаунти для кожної організації.
- Ви можете обмінюватись документами між своїми організаціями в межах однієї бази.
Можливості Модуля інтеграції ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг
-
Вивантажувати підписані внутрішні документи в системи ЕДО, з необхідними ознаками ⟶
-
Оновлювати та актуалізувати статуси документів з систем ЕДО ⟶
-
Відхиляти вхідні документи прямо з системи «BAS Документообіг» ⟶
-
Обмінюватись документами між власними організаціями в межах однієї системи ⟶
-
Підписувати будь-які документи в системі «BAS Документообіг» за допомогою накладання КЕП* ⟶
* Додатково сплачується ліцензія криптопровайдера.
І всі ці дії виконуються в одній системі! Автоматично! За вашими правилами!
Як це працює?
1. Завантаження вхідних документів відбувається на вкладці «Завантаження» з обраною ознакою «Вхідні».
Завантажуються в систему «BAS Документообіг» файли, які відмічені галочкою по кнопці «Завантажити вхідні» (Процедура аналогічна для документів ПТАХ).
Система створює «Вхідний документ» за шаблоном
В картці вхідного документа система автоматично заповнить:
- вид документа ЕДО (3)
- вхідну дату від контрагента (4)
- вхідний номер від контрагента (5)
- організацію (2)
- контрагента (1)
- сервіс, звідки завантажено файл (6,7)
- файл з ЕДО автоматично потрапить у вхідний документ
В картці файлу буде видно підпис контрагента:
Після підписання файлу і зі сторони організації в картці файлу можна побачити підпис контрагента та підпис зі сторони організації:
Після того, як документ набуває статусу вказаного в налаштуваннях обміну і підписаний ЕЦП документ потрапляє в обробку «Інтеграція з зовнішніми системами обміну документів» на вкладку «Вивантажувати» для вивантаження підпису організації.
2. Для вивантаження документу з системи, користувачу необхідно: створити відповідний внутрішній документ, обрати організацію (1), контрагента (2), заповнити всі належні реквізити, додати файли. Реквізит «Сервіс ЕДО» заповнюється з картки контрагента (3) з можливістю змінити «сервіс ЕДО» в картці документа, якщо файли саме цього документа, необхідно відправити через інший сервіс. При набутті документом необхідних статусів (умов для вивантаження, що налаштовуються адміністратором) – 4, 5), а також отриманні електронного підпису (6), документ потрапить в обробку для вивантаження.
Щоб відправити вручну файли до сервісу ЕДО, на вкладці «Вивантаження» необхідно відмітити його, та натиснути кнопку «Відправити»
3. Після відправлення внутрішнього документа до сервісу ЕДО та оновлення статусів можна побачити оновлений статус документа в журналі внутрішніх документів.
Після відправлення внутрішнього документа до сервісу ЕДО в картці документа появляється ознака «Вивантажено в ЕДО»
4. Щоб отримати підпис контрагентів для вихідного документа вручну, необхідно в обробці «Інтеграція з зовнішніми системами обміну документів» на закладці «Завантаження» поставити ознаку «Вихідні»-«Оновити список».
Далі відмітити ті файли, по яким необхідно завантажити підписи, та натиснути кнопку «Завантаження» - «Завантажити підписи вихідних»
5. В системі створено можливість отримання протоколів підписів . Для цього необхідно на формі «Інтеграція з зовнішніми системами обміну документами» обрати документи по яким потрібні протоколи та натиснути «Отримати протоколи підписання»
Після отримання протоколи заповнюються у картці файлу, протокол можна роздрукувати з картки документа:
6. Інтеграція з системами ЕДО ВЧАСНО та ПТАХ також надає можливість відхиляти документи безпосередньо з системи.
«Причина відхилення» активується лише після встановлення галочки «Документ відхилений» .
Після цього вхідний документ отримує статус у інтеграції – «Відхилений» і контрагент отримує як сам статус, так і коментар до нього. Наприклад, так виглядає відхилення документу у контрагента в кабінеті Вчасно.
7. Якщо необхідно проводити обмін документами ЕДО всередині групи організацій або холдингу в рамках однієї системи , інтеграція дозволяє провести розділення потоку документів на зовнішні та внурішньогрупові.
Для цього такі види документів отримують ознаку «Є внутрішньо груповим». І опрацьовуються інтеграцією за окремим сценарієм.
8. За необхідності можна зберегти архів підписаного документу як з картки самого документа.
Так і з переліку, обравши декілька документів
9. При цьому всі дії з обробкою, описані вище, можуть виконуватись автоматично регламентними завданнями за заданим розкладом:
Модуль інтеграції з YouControl дозволяє при вводі ЄДРПОУ – заповнити всі необхідні реквізити картки контрагента:
Через Контрагента перейти до модулів YouControl та завантажити необхідну інформацію по модулям – в систему. Далі на підставі цієї інформації можна диференціювати контрагентів на надійних/не надійних/ боржників з ПДВ та ін.
Рішення дозволяє робити перевірку за 20 модулями YouControl (при наявності оплачених тарифів сервісу YouControl ) та зберігати інформацію в базі з можливістю переглядати її в будь-який час та порівнювати зміни.
Також передбачена можливість автоматичного оновлення даних регламентним завданням за налаштованим розкладом.
Найменування продукту |
Ціна, грн з ПДВ |
---|---|
BAS Документообіг КОРП |
75 600 |
Архів електронних документів |
46 800 |
Модуль інтеграції ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг |
46 800 |
Модуль інтеграції з YouControl |
34 800 |