+38 (044) 499 29 55 Salesw@conto.com.ua
+38 (044) 499 29 55

Призначення рішення Архів електронних документів

0001_1.png

Первинні електронні документи на підприємствах створюються в безлічі інформаційних систем, з яких вони згодом вивантажуються на зовнішні сервіси обміну для підписання Контрагентами. На сьогодні ринок програмних продуктів України пропонує різноманітні програмні рішення сервісів ЕДО, та кожне велике підприємство у своїй щоденній роботі може використовувати одночасно два, три або більше таких сервісів. Крім того, значна частина документообігу досі ведеться у паперовому варіанті.

Основний біль пересічного бухгалтера полягає в тому, де саме зберігається вся його первинна документація та яким чином вона систематизована. Частина може зберігатися у хмарному сервісі, ще частина завантажена в облікову систему, решта, отримана кур’єрами та поштою, складена у папки на полицях.

Для зберігання підписаних Сторонами первинних документів, завантажених із зовнішніх систем обміну електронними документами (Вчасно, FREDO, M.E.Doc, FlyDoc), було розроблене рішення «Архів електронних документів».

Встановлюється як підсистема до BAS Документообіг КОРП для України, не потребує додаткового програмування та має мінімальний набір первинних налаштувань, що виконуються в режимі користувача.

0002.png

Так як зовнішні системи обміну електронними документами мають величезну кількість різних видів документів, в системі електронного архіву необхідно заповнити довідник «Види електронних документів», в якому виконати налаштування тільки для тих електронних документів, що в подальшому будуть завантажені.

0003.png

Зверніть увагу, що налаштування виконуються окремо для вхідних та вихідних документів

 0004.png

Для зберігання в електронному архіві тільки тих документів, що мають підписи обох Сторін, заповнюється довідник «Статуси електронних документів для завантаження». Це налаштування буде гарантувати завантаження виключно затверджених та підписаних документів.

 0005.png

Синхронізація з сервісами ЕДО відбувається в автоматичному режимі за розкладом або користувачем в ручному режимі за необхідності.

0006.png 

Для завантаження окремих документів можна вказати період, за який були створені та підписані документи в ЕДО, систему, з якої виконувати завантаження, Організацію та/або Контрагента.

0007_1.png

Для зручності керування списком документів, раніше завантажені документи будуть виділені блакитним кольором.

0008_1.png

Всі завантажені документи зберігаються в розділі «Документи архіву».

0009.png 

Каталогізація документів архіву може бути налаштована будь яким чином: по видах первинної документації, по розрахункових операціях, по номеру рахунку за договором, за обліковими регістрами, тощо.

 0010_1.png

Також всі документи архіву можна відобразити по видах документів, по папках зберігання, по контрагентах та списком.

 0011_1.png

Картка кожного завантаженого документу містить набір необхідних реквізитів, що забезпечує простий та швидкий пошук, а також має архів електронних підписів та сам файл документу.

0012_1.png  

0013_1.png

0014_1.png

Кожен підпис до документу можна перевірити на зовнішніх ресурсах, завантаживши підписаний файл у форматі .p7s. За результатами аналізу буде сформовано Протокол створення та перевірки кваліфікованого електронного підпису, в якому буде зазначена інформація щодо типу носія особистого ключа: захищений/незахищений; типу підпису: удосконалений/кваліфікований та сертифікату: кваліфікований чи ні.

0015_1.png

0016_1.png

По всіх архівних документах є можливість формування статистичних звітів за період з наперед визначеними налаштуваннями.

0018.png

0019_1.png